SharePoint Online : Collaborer avec le monde entier
Collaborer dans la même entreprise avec un outil comme SharePoint c'est réellement gagné du temps au quotidien.
Pouvoir collaborer au sein du même outil avec aussi nos partenaires, clients ou fournisseurs c'est encore mieux et cela est possible dans SharePoint Online (faisant partie d'Office 365).
SharePoint Online permet de collaborer avec des utilisateurs externes et nous allons voir quelles sont les possibilités ouvertes:
Lire ou modifier un fichier sans authentification
Avec Office 365 vous pouvez partager un lien et ceci très simplement, il suffit d'ouvrir votre fichier avec Office (Word, Excel, Powerpoint) puis allez dans 'Fichier' -> 'Partager' -> 'Obtenir un lien de partage' et enfin 'créer un lien'
Ensuite vous n'avez plus qu'à envoyer le lien à votre contact, il clique dessus et pourra lire le fichier voir modifier si vous lui avez donné un 'lien de modification'.
Attention : si votre correspondant transfère le lien a quelqu'un d'autre, cette personne aura aussi accès au fichier sans devoir s'authentifier. Alors même si la solution la plus simple dans beaucoup de cas, il est possible de donner accès de manière plus sécurisé
Partager un fichier SharePoint avec authentification
Depuis Office:
Partager un fichier SharePoint avec des utilisateurs externes peut se faire soit directement depuis Office après avoir ouvert votre fichier et ceci en allant dans 'Fichier" -> 'Partager' -> 'Inviter des personnes', à partir de là choisissez si vous souhaitez donner accès seulement en lecture ou bien aussi en modification, inscrivez l'adresse email de votre contact et cliquez sur partager.
Depuis la bibliothèque:
Vous pouvez depuis la bibliothèque, sélectionner le menu à droite du nom du fichier et sélectionner "partager avec" pour pouvoir partager le document avec votre contact.
Partager un site SharePoint
Vous pouvez donner accès à votre site SharePoint à un utilisateur externe que ce soit en lecture ou en tant que membre pouvant réaliser des modifications.
Pour ce faire l'utilisateur devra au minimum avoir un compte Microsoft, la procédure de création d'un compte Microsoft est très simple et vous pouvez utiliser votre adresse email déjà existante, pas besoin que ce soit une adresse en @hotmail.com ou @outlook.fr ou @outlook.com
Pour ce faire il suffit depuis la page d'accueil de votre site SharePoint de cliquer sur "Partager" puis de saisir l'adresse email de votre contact.
Participations aux workflows
Au-delà du fait que les utilisateurs externes peuvent accéder à votre site SharePoint, ils peuvent aussi participer aux workflows ! Et cela n'est pas assez souvent mentionner car c'est un réel plus.
Par exemple s'il s'agit d'un workflows d'approbation d'un document cet utilisateur recevra automatiquement un email avec le fichier à approuver en pièce jointe.
Voilà c'est tout pour aujourd'hui, n'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ce sera avec plaisir que j'y répondrais.
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Sylvain J.
