De la paperasse au Workflow SharePoint
Tout au long de mes différents déplacements en clientèle j'ai pu voir que malgré les avancées technologiques, nous restons attachés aux anciens process notamment pour les formulaires à remplir encore trop souvent sous forme de papier à remplir ainsi que des validations de documents qui nécessite que les personnes concernés se déplace pour signer des documents afin de donner leur accord dans un processus de validation.
Aujourd'hui un produit comme SharePoint va vous permettre de digitalisé ses processus de formulaires et de validation de document.
Alors que peux réellement faire SharePoint sur ce point précis ?
SharePoint et les workflows simples à 3 étapes:
Dans l'interface de SharePoint, il est possible d'activer des workflows simples et ceci en quelques clics, ce sont les workflows 3 étapes, voici ce qu'il est possible de faire :
Les workflows personnalisés:
Si les workflows simples ne répondent pas à votre besoin, il est toujours possible de créer des workflows personnalisés.
Il existe l'outil SharePoint Designer 2013 (Produit gratuit et en téléchargement sur le site Microsoft) qui vous permet via une interface graphique de faire un workflow qui se déclenche par rapport à :
Des actions des utilisateurs : Ajout / Modification / Suppression d'un document par exemple
Des valeurs (date, chiffre etc..) : si un montant dans un formulaire d'achat est atteint on pourrait déclencher une action comme un email ou demande de validation par exemple.
Une métadonnée : exemple dans un ticket d'Helpdesk, on pourrait avoir un status "Ouvert, en cours, fermé" et selon le status le workflow va copier le ticket dans une autre liste, le transférer a une personne etc..
Les possibilités qu'ouvrent l'outil SharePoint Designer sont très étendues et peuvent facilement répondre aux besoins habituels, si ce n'est pas le cas il sera toujours possible de réaliser des workflows à l'aide de Visual Studio mais dans ce cas-là vous devrez faire appel à une personne qui a des compétences de développeur informatiques.
